Mandate & Stammdaten
SEPA-Mandate hängen direkt an der Mitgliedschaft. Geänderte Bankverbindungen müssen nicht manuell in Export-Dateien nachgezogen werden.
SEPA Vereinssoftware für Vereine und Sportstudios
Beitragssätze, SEPA-Mandate, Einzüge und Rücklastschriften gehören zur Mitgliederverwaltung — nicht in eine separate Excel-Datei. aktivoo verbindet Finanzprozesse mit Stammdaten, Rollen und Kommunikation für Vereine im DACH-Raum.
So unterstützt aktivoo euren Alltag
Flexible Beitragsmodelle
Familienbeiträge, Abteilungstarife, Ermäßigungen und Zahlungsrhythmen — ohne die Vereinsstruktur künstlich zu vereinfachen.
Einzüge vorbereiten & prüfen
Vor dem Lauf siehst du Auffälligkeiten: fehlende Mandate, neue Mitglieder, Kündigungen — statt Fehler erst auf dem Kontoauszug.
Kassenbuch & Bankimport
Einnahmen und Ausgaben im Verein nachvollziehbar — verbunden mit offenen Posten und Mitgliedszuordnung.
Kommunikation bei Rückläufern
Mitglieder verständlich informieren, wenn Zahlungen fehlen oder Mandate aktualisiert werden müssen — ohne jedes Mal E-Mails neu zu formulieren.
Übersicht für Vorstand & JHV
Offene Posten, Einnahmen und Beitragsstände auf einen Blick — statt Tabellen für die Jahreshauptversammlung zusammenzustellen.
Für wen ist das geeignet?
Für Schatzmeister und Vorstände, die Beitragseinzug, Mandate und offene Posten mit der Mitgliederliste verbinden wollen — ohne parallele Excel-Welten und ohne dass Trainer unnötig Finanzdaten sehen.
Was aktivoo beim SEPA-Alltag abdeckt
Ab dem Club-Paket: Beitragsverwaltung, SEPA-Einzüge, Kassenbuch und Bankimport — verbunden mit der Mitgliedschaft. Mandate und Bankdaten sind rollenbasiert geschützt. Vor dem Einzug könnt ihr fehlende Mandate, Kündigungen und neue Mitglieder prüfen.
Rückläufer werden dem Mitglied zugeordnet, damit der nächste Schritt klar ist. Das Ziel ist weniger Nacharbeit zwischen Kontoauszug und Mitgliederliste — nicht die Ersetzung eurer Bank oder eurer Steuerberatung.
Ehrliche Grenzen: Buchhaltung und Verbände
aktivoo ist Vereins- und Studiomanagement mit Finanzprozessen für Beiträge — kein vollständiges Buchhaltungs- oder DATEV-System und kein Verbands-Meldeportal. Exporte und klare Status helfen, Daten an Steuerberatung oder Verbandsprozesse weiterzugeben.
Wenn ihr Kriterien für Software-Auswahl vergleicht, achtet auf: Mandatsbezug zur Mitgliedschaft, Rückläufer-Handling, Rollen für Finanzen und Export — unabhängig von Marketing-Versprechen klassischer Tools.
So starten Vereine mit dem ersten Einzug
Typischer Weg: Mitglieder importieren → Beitragssätze zuordnen → Mandate erfassen → Probelauf mit einer kleinen Gruppe → erst dann flächendeckender Einzug. Parallel klären, wer Finanzrollen hat und wie Mitglieder bei Rückläufern informiert werden.
Support und Einstiegsseite helfen beim Setup. 30 Tage Club-Paket zum Testen — ohne Kreditkarte.
Checkliste vor dem ersten Lastschrifteinzug
Vor dem ersten Lauf: (1) Tarife und Ermäßigungen den richtigen Mitgliedern zuordnen, (2) Mandate vollständig und aktuell, (3) Finanzrollen nur für Schatzmeister und definierte Verwaltung, (4) Probelauf mit einer kleinen Abteilung oder Studio-Gruppe, (5) Kommunikationsweg bei Rückläufern klären.
Erst wenn die Stichprobe sauber läuft, den Einzug ausweiten. So vermeidet ihr, dass Fehler erst auf dem Kontoauszug sichtbar werden.
Familienbeiträge und Ermäßigungen
Familien, Jugend- und Sozialtarife gehören in die Beitragsverwaltung — nicht in eine zweite Excel-Liste neben der Mitgliederdatei. Ändert sich die Familienstruktur, bleibt der Bezug zur Mitgliedschaft erhalten.
Ermäßigungen und Sonderfälle bleiben dokumentiert, damit Vorstand und Kasse denselben Stand haben — auch nach einem Amtswechsel.
DSGVO, ADV und EU-Hosting waren für uns Pflicht. aktivoo erfüllt das ohne Kompromisse — und die Einstiegsanleitung hat uns in wenigen Tagen produktiv gemacht.
Stefan R.
Schatzmeister
Sportverein mit Finanzmodul, Baden-Württemberg
Häufige Fragen
Kurze Antworten für Vorstand, Verwaltung und Trainer.
In welchem Paket ist SEPA enthalten?
SEPA-Einzüge, Beitragsverwaltung und Kassenbuch sind ab dem Club-Paket verfügbar. Starter eignet sich für reine Mitgliederverwaltung ohne Finanzmodul.
Kann ich unterschiedliche Beitragssätze abbilden?
Ja — nach Abteilung, Alter, Mitgliedschaftstyp oder Familienmodell. Sonderfälle bleiben dokumentiert und nachvollziehbar.
Wie gehe ich mit Rücklastschriften um?
Rückläufer werden dem Mitglied zugeordnet. Status und nächste Schritte sind für die Finanzverwaltung sichtbar.
Was passiert bei Kündigungen mitten im Monat?
Status und Beitragslogik bleiben an der Mitgliedschaft sichtbar. Vor dem nächsten Einzug prüft ihr Kündigungen und Pausen — statt sie in einer separaten Liste nachzupflegen.
Wer darf SEPA-Mandate und Bankdaten sehen?
Nur Rollen mit Finanzberechtigung — typischerweise Schatzmeister und definierte Verwaltung, nicht das gesamte Trainerteam.
Ersetzt aktivoo DATEV oder die Steuerberatung?
Nein. aktivoo unterstützt Beitrags- und Kassenprozesse im Verein; Steuer- und Buchhaltungsthemen bleiben bei eurer Beratung bzw. eurem Buchhaltungstool.
Ist aktivoo für Schatzmeister ohne IT-Hintergrund nutzbar?
Ja. Oberfläche und Abläufe sind auf Vereinsrollen ausgelegt — nicht auf Buchhaltungs-Profis.
Wo werden Finanzdaten gehostet?
Ausschließlich in der EU — DSGVO-konform mit Rollenmodell und ADV auf Anfrage.
Jetzt ausprobieren — ohne Risiko
30 Tage Club-Paket kostenlos. Ohne Kreditkarte. Volle Funktionalität.
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