Stammdaten & Familien
Mitgliedschaften, Abteilungen, Eltern–Kind-Beziehungen und Familienstrukturen an einem Ort. Änderungen müssen nicht mehr in drei Listen nachgepflegt werden.
Mitgliederverwaltung für Vereine ohne Excel-Chaos
Mitgliederdaten, Familienstrukturen, Ein- und Austritte sowie Rollen für Vorstand, Trainer und Eltern — zentral verwaltet statt in Tabellen und Chatgruppen verteilt. aktivoo bündelt die Mitgliederverwaltung für Sportvereine, Verbände und Studios im DACH-Raum.
So unterstützt aktivoo euren Alltag
Rollen & Berechtigungen
Vorstand, Schatzmeister, Trainer und Verwaltung sehen genau das, was sie brauchen — ohne sensible Daten unnötig freizugeben.
Beiträge verbunden
Tarife, SEPA-Mandate und Zahlungsstatus hängen direkt an der Mitgliedschaft. Kein manueller Abgleich zwischen Mitgliederliste und Finanztool.
Import & Export
Bestehende Excel-Listen importieren, schrittweise umstellen und bei Bedarf exportieren — ohne Big-Bang-Migration.
Web & Mobile App
Mitglieder und Trainer greifen von unterwegs auf Termine, Nachrichten und persönliche Daten zu — ohne separate Insellösungen.
Ein- & Austritte
Kündigungen, Pausen und Neuanmeldungen mit klarem Status — inklusive Übergang vom Probetraining zur Mitgliedschaft ohne Doppelerfassung.
Für wen ist das geeignet?
Für Vorstände und Verwaltungs-Teams in Sportvereinen, Jugendfördervereinen und Studios, die Mitgliederlisten, Familien und Beiträge nicht länger in Excel und Messenger-Gruppen pflegen wollen — besonders wenn mehrere Personen mitarbeiten und Minderjährige im Verein sind.
Ab wann lohnt sich digitale Mitgliederverwaltung?
Sobald mehr als eine Person Mitgliederdaten pflegt, Beiträge einzieht oder Elternfragen beantwortet, zerfallen Excel und WhatsApp-Gruppen schnell. Typische Wendepunkte: der erste Beitragseinzug mit Rückläufern, ein Amtswechsel im Vorstand, oder wenn Trainer und Verwaltung unterschiedliche Listenstände haben.
In der Praxis merken Vereine den Nutzen ab etwa 30–50 aktiven Mitgliedern besonders deutlich — nicht weil Software „Pflicht“ wäre, sondern weil Abstimmung und Fehlerkosten dann spürbar steigen. aktivoo ersetzt keine Vereinsentscheidungen; es gibt euch einen gemeinsamen, aktuellen Stand.
Import-Checkliste: von Excel zu aktivoo
Vor dem Import lohnt sich eine kurze Bereinigung: Dubletten entfernen, Status (aktiv, pausiert, ausgetreten) vereinheitlichen, und Felder wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail, Abteilung und Beitragsgruppe prüfen. Eltern–Kind-Zuordnungen sollten klar sein, bevor Familienbeiträge greifen.
Ein typischer Ablauf: CSV/Excel vorbereiten → Import im Testaccount → Stichprobe von 10–20 Mitgliedern prüfen → Trainer-Rollen setzen → erste Einzüge oder Kommunikation nur mit einer Abteilung starten. So bleibt der Umstieg kontrollierbar, ohne den Vereinstag lahmzulegen.
Eltern, Kind und Beitrag: so hängt der Alltag zusammen
Viele Sportvereine verwalten Minderjährige über Elternkontakte. In aktivoo sind Eltern mit dem Kind verknüpft: Nachrichten und Termine erreichen die richtigen Personen, ohne dass Bankdaten für das gesamte Trainerteam sichtbar werden.
Beiträge und Mandate hängen an der Mitgliedschaft — nicht in einer zweiten Tabelle. Ändert sich die Familienstruktur oder der Tarif, bleibt der Zahlungsstatus nachvollziehbar. Das ist genau die Stelle, an der verteilte Listen sonst auseinanderlaufen.
DSGVO im Mitgliederalltag: Auskunft und Löschung
Mitgliederverwaltung ist personenbezogene Datenverarbeitung. Rollen begrenzen, wer Stammdaten, Notizen oder Bankinformationen sieht. Bei Auskunftsersuchen (Art. 15) hilft eine zentrale Datenhaltung; bei Austritt und Löschanfragen (Art. 17) braucht ihr klare Status und Export/Archiv-Prozesse.
aktivoo hostet in der EU und stellt auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Details zu Hosting und Rollen: unsere DSGVO-Seite und die Datenschutzerklärung.
Seit wir aktivoo nutzen, brauchen wir keine Excel-Listen mehr für Mitglieder und Beiträge. Der Vorstand hat endlich einen klaren Überblick — und die Trainer arbeiten direkt in der App.
Thomas M.
1. Vorsitzender
Breitensportverein München, ~120 Mitglieder
Häufige Fragen
Kurze Antworten für Vorstand, Verwaltung und Trainer.
Kann ich bestehende Mitgliederlisten importieren?
Ja. aktivoo unterstützt den Import aus Excel und CSV. Wir empfehlen, vor dem Import Dubletten und veraltete Status zu bereinigen.
Wie werden Familienmitgliedschaften abgebildet?
Eltern als Ansprechpartner, Kinder als Mitglied — mit gemeinsamen oder getrennten Beitragsmodellen. Tarife und Zahlungen lassen sich der Familienstruktur zuordnen.
Ist die Mitgliederverwaltung DSGVO-konform?
Ja. EU-Hosting, Rollenmodell, Einwilligungen und ADV auf Anfrage. Nur berechtigte Personen sehen sensible Felder.
Ab welcher Mitgliederzahl lohnt sich aktivoo?
Ab etwa 30–50 aktiven Mitgliedern spart eine zentrale Verwaltung spürbar Zeit — besonders wenn mehrere Personen mitpflegen.
Welche Felder brauche ich für einen sauberen Import?
Mindestens Name, Status und Kontaktdaten; sinnvoll ergänzt um Geburtsdatum, Abteilung, Beitragsgruppe und Eltern–Kind-Zuordnung bei Minderjährigen.
Können Trainer alle Bankdaten sehen?
Nein. Bank- und SEPA-Daten sind rollenbasiert geschützt — typischerweise für Finanz- und Verwaltungsrollen, nicht für das gesamte Trainerteam.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
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